|
Do zadań Referatu ds. Organizacyjnych, Obywatelskich i Bezpieczeństwa należy :
I. W zakresie spraw organizacyjnych:
- Prowadzenie zbiorów obowiązujących powszechnie przepisów prawa.
- Prowadzenie zbioru Zarządzeń Burmistrza i przekazywanie ich właściwym pod względem merytorycznym. komórkom organizacyjnym urzędu oraz jednostkom organizacyjnym Gminy.
- Realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, w tym prowadzenie ewidencji zbiorów danych osobowych.
- Zabezpieczenie obsługi techniczno – biurowej spotkań, narad, posiedzeń zwoływanych przez Burmistrza i Radę.
- Prowadzenie Sekretariatu Burmistrza w tym:
1) wykonywanie czynności związanych z technicznym funkcjonowaniem gabinetu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
2) obsługa centrali telefonicznej,
3) prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej z urzędu,
4) obsługa spotkań, konferencji i narad zwoływanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
5) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych i kluczy zapasowych do pomieszczeń biurowych i prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych i pieczątek,
6) archiwizowanie informacji prasowych,
7) zamawianie pieczęci i tablic urzędowych,
8) prowadzenie biblioteki urzędu,
9) dokonywanie prenumeraty publikacji, czasopism i prasy,
10) zaopatrzenie materiałowe i techniczne na cele administracyjne, gospodarka środkami rzeczowymi, zakup inwentarza ruchomego oraz materiałów i pomocy biurowych, druków i formularz,
11) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych.
6. Prowadzenie gospodarki lokalami biurowymi w urzędzie, w tym prowadzenie spraw organizacyjnych dotyczących remontów i napraw bieżących oraz konserwacji pomieszczeń i wyposażenia biurowego.
7. Prowadzenie spraw dotyczących przestrzegania zabezpieczenia mienia w urzędzie oraz przepisów bhp i p.poż.
8. Prowadzenie spraw socjalnych i gospodarka odzieżą ochronna.
9. Prowadzenie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w urzędzie.
10. Realizacja zadań w zakresie fizycznej ochrony urzędu.
11. Prowadzenie prawidłowego zabezpieczenia budynków urzędu i pomieszczeń biurowych.
12. Prowadzenie spraw kadrowych pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w tym:
1) opracowywanie i realizacja planów prowadzenia szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników,
2) dokonywanie analiz sytuacji kadrowej,
3) kontrola dyscypliny pracy w urzędzie,
4) prowadzenie i kontrola ewidencji czasu pracy pracowników;
5) prowadzenie rejestru umów na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,
6) prowadzenie rejestru umów na korzystanie ze służbowych telefonów komórkowych,
7) kontrola przestrzegania porządku i dyscypliny pracy w urzędzie,
8) organizacja i koordynacja praktyk zawodowych dla uczniów szkół ponad gimnazjalnych i studentów,
9) prowadzenie spraw płacowych pracowników i organów gminy,
10) obliczanie zasiłków, nagród jubileuszowych i innych świadczeń,
11) wydawanie zaświadczeń związanych z zatrudnieniem,
12) sporządzanie sprawozdań,
13) organizowanie i przeprowadzanie przeglądów kadrowych oraz ocen kwalifikacyjnych pracowników,
14) organizacja dyżurów pracowników,
15) prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Burmistrza,
16) opracowywanie projektów regulaminu pracy i wynagradzania pracowników oraz innych związanych ze stosunkiem pracy,
17) zgłaszanie pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego,
18) prowadzenie spraw w zakresie podatku dochodowego od pracowników,
19) naliczanie wynagrodzeń związanych z umowami o dzieło i zlecenie,
20) naliczanie diet radnym i sołtysom
13. Prowadzenie dokumentacji organów Gminy i jednostek pomocniczych.
14. Organizowanie i przeprowadzanie konsultacji społecznych i debat publicznych.
15. Prowadzenie spraw związanych z rozstrzyganiem sporów kompetencyjnych oraz wyłączanie pracowników od udziału w postępowaniu administracyjnym.
16. Prowadzenie ewidencji spraw prowadzonych przed organami odwoławczymi sądami administracji, sądami powszechnymi, samorządowym Kolegium Odwoławczym, Wojewodą.
17. Zabezpieczenie obsługi prawnej urzędu.
18. Koordynacja zamówień publicznych prowadzonych w urzędzie.
19. Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie spraw prowadzonych w referacie.
20. Weryfikacja merytoryczna faktur i rachunków związanych z działalnością referatu.
21. Utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez urząd oraz właściwe zabezpieczenie pomieszczeń urzędu po wykonanej pracy.
22. Utrzymanie porządku wokół budynku urzędu, w tym w okresie zimowym odśnieżanie i posypywanie ciągów komunikacyjnych w obrębie nieruchomości urzędu.
23. Bieżąca konserwacja i naprawa urządzeń WC , OC i wod-kan.
24. Roznoszenie korespondencji wychodzącej z urzędu w obrębie miasta Pelplin.
25. Wykonywanie zadań wynikających z przepisów regulujących obowiązki Bezpieczeństwa i higieny Pracy ( BHP ), a w szczególności:
1) dokonywanie okresowych analiz stanu BHP,
2) przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
3) stwierdzanie zagrożeń warunków pracy,
4) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących BHP,
5) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
6) udział w dochodzeniach powypadkowych,
7) współdziałanie z Państwową Inspekcją Pracy,
8) przeprowadzanie wstępnych i okresowych szkoleń pracowników w zakresie BHP.
II. W zakresie obsługi biura Rady Miejskiej:
26. Zapewnienie obsługi biura Rady Miejskiej w tym:
1) przygotowywanie i obsługa posiedzeń Rady i jej Komisji oraz spotkań organizowanych przez Przewodniczącego,
2) kompletowanie materiałów na sesję Rady i posiedzenia jej komisji oraz dostarczanie ich Radnym i udostępnianie innym uczestnikom sesji,
3) opracowywanie materiałów z obrad Rady i jej organów oraz przekazywanie ich odpowiednim organom do załatwienia,
4) prowadzenie rejestru uchwał Rady, interpelacji i wniosków Radnych, opinii i wniosków komisji oraz czuwanie nad ich terminowym załatwieniem,
5) prowadzenie zbioru postulatów i wniosków mieszkańców zgłaszanych na spotkaniach z Radnymi,
6) udział w opracowywaniu uchwał Rady,
7) stała współpraca w zakresie przepływu informacji z działalności Rady i jej Komisji,
8) organizowanie kontroli społecznych Komisji Rady,
9) współudział w przygotowywaniu planów spotkań Radnych z wyborcami oraz dyżurów w okręgach wyborczych dla przyjmowania skarg i wniosków mieszkańców,
10) przesyłanie w ustalonym terminie podjętych uchwał Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej,
11) przekazywanie podjętych uchwał Burmistrzowi, właściwym pod względem merytorycznym komórkom organizacyjnym Urzędu, jednostkom organizacyjnym Gminy i jednostkom pomocniczym Gminy oraz ogłaszanie ich w sposób zwyczajowo przyjęty,
12) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, dla których rozpatrzenia Rada jest właściwa oraz koordynacja ich załatwienia,
13) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem radnych,
14) informowanie mieszkańców Gminy o działalności Rady.
27. Przygotowywanie projektów uchwał Rady, sprawozdań, informacji, analiz pod obrady Rady, jej organów oraz zarządzeń i decyzji Burmistrza.
28. Organizacja wyborów do Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP, do organów samorządu terytorialnego wszystkich szczebli, euro parlamentu i referendum.
29. Przechowywanie i udostępniania miejscowych aktów prawnych.
III. W zakresie spraw obywatelskich i bezpieczeństwa:
30. Prowadzenie spraw związanych z realizacją świadczeń na rzecz obrony.
31. Przygotowywanie poboru dla poborowych zamieszkujących na terenie Gminy.
32. Przygotowanie i prowadzenie rejestru przedpoborowych.
33. Przygotowywanie decyzji dotyczących uznania poborowych i żołnierzy za jedynych żywicieli rodziny oraz decyzji dotyczących konieczności sprawowania opieki nad członkami rodziny.
34. Przyjmowanie zgłoszeń dotyczących znalezienia na terenie Gminy niewypałów i niewybuchów.
35. Prowadzenie ewidencji osób o nieuregulowanym obowiązku służby wojskowej.
36. Wykonywanie czynności związanych z wydawaniem dokumentów tożsamości.
37. Prowadzenie ewidencji ludności.
38. Opracowywanie decyzji orzekających w sprawach o zameldowanie i wymeldowanie.
39. Prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców.
40. Sporządzanie spisów wyborców i przygotowywanie list wyborczych – stosownie do utworzonych obwodów głosowania przed wyborami do Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP, organów samorządowych oraz referendum.
41. Korespondencja w sprawach repatriantów i mniejszości narodowych.
42. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym i rodzinnym.
43. Udostępnianie danych osobowych.
44. Koordynacja i prowadzenie spraw związanych z poszczególnymi Stowarzyszeniami Ochotniczych Straży Pożarnych.
45. Prowadzenie spraw związanych z działalnością Ochotniczych Straży Pożarnej działającej na terenie Gminy, w tym nadzór pod względem merytorycznym, legalności, celowości, gospodarności i rzetelności wykorzystania i rozliczania środków pochodzących z budżetu Gminy.
46. Organizowanie doręczenia kart powołania i rozplakatowania obwieszczeń w trybie alarmowym.
47. Wykonywanie czynności związanych z realizacją zadań obronnych.
48. Kierowanie i koordynacja całości przedsięwzięć OC na terenie Gminy,
a w szczególności:
1) planowanie działań OC związanych z ochroną ludności, dóbr kultury i ważnych obiektów na wypadek zagrożeń i wojny,
2) współdziałanie z jednostkami przewidzianym do prowadzenia akcji ratunkowych na wypadek zagrożeń,
3) przygotowanie ewakuacji ludzi i mienia na wypadek zagrożeń lub wojny.
49. Monitorowanie zagrożeń i reagowanie na nie.
50. Opracowywanie Gminnego Planu Zarządzania Kryzysowego.
51. Organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenia.
52. Przeciwdziałanie skutkom zdarzeń o charakterze terrorystycznym.
53. Realizacja zadań z zakresu ochrony infrastruktury krytycznej.
54. Organizacja i współpraca z innymi podmiotami w zakresie utrzymania łączności alarmowej.
IV. W zakresie obsługi prawnej urzędu:
55. Współdziałanie na każdym etapie podejmowania decyzji o kluczowym znaczeniu dla Gminy.
56. Konsultowanie i parafowanie pod względem formalnoprawnym zawieranych umów i porozumień.
57. Konsultowanie i parafowanie pod względem formalnoprawnym opracowywanych projektów:
a) Zarządzeń Burmistrza,
b) uchwał Rady Miejskiej,
c) statutów,
d) regulaminów,
e) kodeksów.
58. Prowadzenie zbioru przepisów prawnych i udostępnianie ich komórkom organizacyjnym urzędu i jednostkom organizacyjnym gminy.
59. Obsługa prawna organów Gminy, Radnych i pracowników urzędu w zakresie spraw służbowych lub pełnienia funkcji publicznych.
60. Udział w rokowaniach i prowadzonych przez Gminę negocjacjach.
61. Wydawanie opinii prawnych w zakresie spraw wynikających ze stosunku pracy.
62. Wydawanie opinii prawnych dotyczących zawarcia ugody w sprawach majątkowych i umarzania wierzytelności.
63. Udzielanie wyjaśnień w sprawach obowiązującego stanu prawnego w zakresie działania organów Gminy.
64. Udzielanie porad prawnych i pomocy prawnej pracownikom urzędu w zakresie interpretacji przepisów prawnych i praktycznego ich zastosowania.
65. Udzielanie porad prawnych i pomocy prawnej Radnym w związku z wykonywaniem przez nich mandatu Radnego.
66. Udzielanie porad prawnych jednostkom organizacyjnym Gminy nie posiadającym obsługi prawnej.
67. Zastępstwo procesowe przed sądami powszechnymi i administracyjnymi wszelkich instancji oraz urzędami i innymi instytucjami, w których stroną jest Gmina.
| 
